Co wziąć pod uwagę przy organizacji konferencji? Kilka uniwersalnych wskazówek

Organizacja konferencji nie jest najłatwiejszym zadaniem, bo należy wziąć pod uwagę czynniki różnorodnej natury – m.in. datę, miejsce, infrastrukturę. Zanim podejmiemy konkretne decyzje, warto zrobić listę, na której wypunktujemy, czego w trakcie wydarzenia potrzebować będą goście, i czego potrzebować będą osoby występujące/organizatorzy. Najczęściej te punkty są zbieżne, chociaż wszystko zależy od specyfiki wydarzenia. Poniżej podajemy kilka kryteriów, którymi można posługiwać się podczas organizowania eventu.

Organizacja konferencji – najważniejsze kryteria przy wyborze miejsca

1. Korzystny dojazd

Położenie to kluczowa kwestia, bo goście dużych konferencji to najczęściej osoby przyjezdne. Z tego powodu powinniśmy wybierać miejsca, które są dobrze skomunikowane, nie tylko w skali miasta, ale też w skali kraju. Idealnym rozwiązaniem byłby wybór miasta, w którym jest zbudowane lotnisko. Jeśli to nie jest możliwe, zdecydujemy się na miejsce położone albo w dużej miejscowości, albo zlokalizowane między znaczącymi miastami. Dogodna lokalizacja oznacza również bliskość hoteli, obecność parkingu i gęstą sieć miejskich połączeń komunikacyjnych.

2. Budynek

Nie trzeba nikogo przekonywać do trafności stwierdzenia mówiącego, że atrakcyjne, nowoczesne miejsce wpłynie pozytywnie na odbiór wydarzenia. Wygląd danego kompleksu to pierwsze, na co goście zwrócą uwagę. Oprócz kwestii estetycznych koniecznie weźmy pod uwagę to, czy budynek posiada udogodnienia dla osób niepełnosprawnych. Idealnie byłoby też, gdyby niedaleko budynku znajdowało się patio lub ogród (pozwoli to gościom na odpoczynek między wystąpieniami).

3. Komfortowe, nowoczesne sale

To kryterium powiązane jest oczywiście z rodzajem wydarzenia. Targi rządzą się swoimi prawami i najczęściej odbywają się w bardzo obszernych przestrzeniach, w których obrębie wystawcy prezentują swoje stanowiska. Jeśli organizujemy konferencję z prelekcjami, zadbajmy o przestronną salę, z wygodnymi siedziskami. Nie należy zapominać również o sprzęcie multimedialnym i nagłośnieniu. Nawet najciekawsze wystąpienie będzie przykrym doświadczeniem (i to zarówno dla występującego, jak i dla słuchaczy), jeśli pogłos uniemożliwi rozumienie słów, a kwestie wizualne pozostawać będą wiele do życzenia. Niektóre wydarzenia polegają na pracy grupowej, wspólnym rozwiązywaniu jakiegoś problemu, czy realizacji projektów. Przy wyborze miejsca należy uwzględnić możliwości aranżacyjne przestrzeni – np. czy da się zaplanować takie ustawienie stołów i krzeseł, aby praca przebiegała płynnie i komfortowo.

Czy potrzebuję dodatkowej, dedykowanej przestrzeni?

Na konferencję przychodzi się nie tylko po to, aby zdobyć najświeższe informacje dotyczące danej dziedziny, ale również po to, by zbudować sieć kontaktów. Na tym właśnie polega networking – jest to budowanie biznesowych relacji, o trwałym charakterze; ułatwiać ma ewentualną współpracę, sprzyja wymianie wiedzy i doświadczeń. Warto postarać się o dogodne miejsce, w którym prelegenci, goście, specjaliści z danych dziedzin będą mogli się spotkać i porozumieć. Komfortowe fotele, niewielka akustyka przestrzeni, możliwość zajęcia miejsca na uboczu, gniazdka z prądem, wifi, dostęp do cateringu (chociażby podstawowego, jak kawa i herbata) – połączenie wszystkich tych elementów stworzy idealne warunki do networkingu.

Najlepszy termin na organizację konferencji

Skuteczne zorganizowanie konferencji to nie tylko dokładne wybranie optymalnego miejsca, ale też zdecydowanie się na najlepszą datę. Przeglądając kalendarz różnorodnych wydarzeń (np. poświęconych biznesowi), można z łatwością zauważyć, że eventy nie odbywają się w okresie wakacyjnym. Jeśli zależy nam na frekwencji, warto iść tym tropem i nie organizować wydarzeń w porze wyjazdów i urlopów. Dostrzec można za to spore zagęszczenie konferencji w okresie wiosennym i jesiennym. W tym czasie rzadko wyjeżdża się na urlopy, więc hotele nie przeżywają oblężenia turystów. Wybierając termin, dobrze jest wziąć pod uwagę również święta państwowe i kościelne – najlepszy przepis na frekwencyjną porażkę, to organizacja konferencji w dzień wolny od pracy, który ludzie najczęściej spędzają z rodziną i bliskimi.

Na podstawie powyższych kryteriów możemy dokonać wstępnej selekcji dat i wybrać te optymalne. To jednak nie koniec. Czas sprawdzić konkurencyjne wydarzenia branżowe. Możemy podjąć dwa działania: albo szukać daty, która nie pokrywa się z eventem konkurencji, albo wręcz przeciwnie – możemy wykorzystać fakt, że osoby zainteresowane tematem znajdą się w danym dniu w konkretnym miejscu i… zorganizować wydarzenie nieopodal.

Powyższe kwestie to właściwie jedynie czubek góry lodowej zawiłości związanych z organizacją konferencji. Należy dodać do tego jeszcze czynniki związane ze specyfiką konkretnego wydarzenia. Każda konferencja ma bowiem nieco inny target i tematykę, a to również pociąga za sobą kolejne wymagania organizacyjne. Z tego powodu warto rozpocząć prace nad organizacją konferencji odpowiednio wcześnie i przeznaczyć czas na porównanie cen i ogólne zorientowanie się na rynku.