Jak przygotować się do przeprowadzki biura?

Prowadzenie własnej firmy to nie lada wyzwanie. Biuro dla pracowników musi znajdować się w odpowiedniej lokalizacji. Co zrobić, kiedy okazuje się, iż znajduje się ono w nieodpowiednim miejscu? Wówczas najlepszym rozwiązaniem okazują się przeprowadzki biur. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak przygotować się do przeprowadzki biura. Zapraszamy do lektury! 

 

Przeprowadzka biura – jak się do niej przygotować? 

Planujesz przenieść siedzibę swojej firmy? Chcesz zmienić biuro dla pracowników na większe i wygodniejsze? Masz do przewiezienia dużo sprzętów takich jak dokumenty, komputery oraz wiele innych niezbędnych przedmiotów? Niektórym może wydawać się, iż przeprowadzki biur są zadaniem bardzo trudnym do wykonania. Ilość czynności do wykonania oraz rzeczy do przewiezienia z całą pewnością będzie niemała. O wszystkie przewożone przedmioty będące narzędziami pracy dla zatrudnionych pracowników podczas przeprowadzki trzeba będzie odpowiednio się zatroszczyć. 

Im powierzchnia biura jest większa, tym jego przeprowadzka będzie o wiele trudniejsza. W wyposażeniu jednoosobowego biura znajduje się oczywiście szafka, biurko, fotel, komputer, telefon drukarka oraz jakieś inne elementy wystroju. Niektóre z tych przedmiotów, na przykład komputer bądź telefon, bez żadnego problemu możemy przewieźć do nowego biura we własnym zakresie. Samodzielne przewiezienie pokaźnych mebli może być już jednak na tyle trudne, że znalezienie firmy od przeprowadzki biur będzie wtedy koniecznością. Oczywiście najmniejsze meble takie jak fotel lub biurko można rozkręcić, jednak co zrobić z całą resztą zgromadzonych w biurze mebli? Dodatkowo rozkręcanie i ponowne skręcanie sprzętów jest czasochłonne, a jeśli zależy nam na czasie, zatrudnienie profesjonalnej firmy od przeprowadzek z pewnością będzie strzałem w dziesiątkę. 

 

Najważniejsze wskazówki dla osób planujących przeprowadzkę biura

 Każdy, kto w najbliższym czasie chce dokonać przeprowadzki biura, musi wszystkie czynności odpowiednio zaplanować. Zalecamy, aby wykonać spis wszystkich posiadanych przez dane przedsiębiorstwo przedmiotów. Trzeba je policzyć oraz je zważyć. Warto też pamiętać o tym, aby ustalić dokładny termin realizacji przeprowadzki. Najlepszym terminem dla takiej operacji będzie weekend – w tym czasie firma nie pracuje, dzięki czemu nie straci klientów z powodu przeniesienia siedziby przedsiębiorstwa. Jeśli w firmie zatrudniani są pracownicy, należy ich również odpowiednio wcześniej poinformować o planowanej przeprowadzce.

Dzięki temu będą mieli czas na zabezpieczenie swoich prywatnych przedmiotów. Im szybciej poinformujemy pracowników o przeprowadzce biura, tym lepiej. Będą oni mieli czas na zapoznanie się z planem przeprowadzki oraz uzyskają informację odnośnie nowego miejsca pracy. Dla wielu spośród nich może się to również wiązać z dłuższymi dojazdami do pracy, dlatego decyzję o przeniesieniu siedziby firmy najlepiej jest skonsultować z zatrudnionymi osobami. 

 

Jak zorganizować przeprowadzkę biura? 

Przygotowanie przeprowadzki można powierzyć jednej osobie bądź grupie osób. Jedna osoba powinna zrobić spis wyposażenia całego biura oraz podjąć decyzję, które przedmioty zostaną przewiezione do nowej siedziby przedsiębiorstwa. W trakcie przeprowadzki biura wiele firm decyduje się również na radykalną zmianę wystroju, dlatego część cennych przedmiotów można na przykład sprzedać.

W większości przypadków organizacja całej przeprowadzki biura we własnym zakresie okazuje się zadaniem nie do zrealizowania. Wyjątkiem jest oczywiście sytuacja, kiedy firma posiada swoje własne samochody dostawcze. Nawet wśród firm posiadających takie pojazdy duża część firm rezygnuje z samodzielnego wywiezienia przedmiotów z biura. Wynika to z tego, iż sprzęt posiadany przez firmę jest drogi. Niedoświadczone osoby przez nieuwagę mogą je zniszczyć, co będzie wiązało się z wieloma niepotrzebnymi kosztami dla danego przedsiębiorstwa. Z kolei gdy zlecimy realizację przeprowadzki biura profesjonalnej firmie, wówczas będziemy mieli pewność, iż wszystkie przewożone przedmioty będą zabezpieczone w odpowiedni sposób. Jeśli doszłoby do ich uszkodzenia, otrzymamy również odszkodowanie, które będzie adekwatne do wysokości poniesionych przez nas szkód. 

Gdy zamówiliśmy już firmę transportową, przychodzi czas na spakowanie oraz prawidłowe zabezpieczenie wszystkich cennych przedmiotów należących do firmy. W tym celu warto zaopatrzyć się w kartonowe pudła, folię bąbelkową oraz taśmę klejącą. Na początek wyjmujemy z szaf i szuflad wszystkie dokumenty zgromadzone w firmie. Akcesoria biurowe chowamy w przygotowane wcześniej kartony. Nad dokumentacją firmową trzeba pełnić stałą kontrolę, aby nie dostała się w niepowołane ręce. Meble można rozkręcić bądź ofoliować w całości w zależności od tego, jak duży będzie zamówiony pojazd dostawczy. Wszystkie cenne przedmioty takie jak drukarki, komputery czy laptopy trzeba traktować z należytą ostrożnością, a następnie delikatnie umieszczać w kartonowych pudełkach. Kartony podpisujemy, aby było wiadomo, co się w nich znajduje.