usługi · 12 kwietnia 2021

Jak działa biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe to podmiot gospodarczy, który świadczy usługi na rzecz innych podmiotów gospodarczych, a także organizacji, instytucji i osób fizycznych. Usługi świadczone przez biuro rachunkowe dotyczą rachunkowości, płac, a czasem także dokumentacji kadrowej. Warto wiedzieć jak dokładnie działa taka instytucja i z czym wiąże się jej funkcjonowanie oraz jaki jest cennik usług księgowych.

Co należy do zadań biura rachunkowego?

Biuro rachunkowe po prostu wyręcza swojego klienta w zakresie usług związanych z finansami. Prowadzi pełną księgowość. Między innymi jest ono odpowiedzialne za księgowanie dokumentów i środków finansowych, pomaganie klientom w zarządzaniu finansami, poruszanie się po zakamarkach prawa itd. Doświadczone biuro jest także w stanie dokonać analizy ryzyka finansowego, pomaga tworzyć strategie i zoptymalizować rozliczanie podatkowe. 

Pracownicy biura mogą reprezentować klienta przed Urzędem skarbowym, a także przed innymi organami. Mogą oni sporządzać wszelkie deklaracje, analizy oraz raporty. Szczegółowy zakres obowiązków biura rachunkowego określa klient. Biuro rachunkowe jest zobligowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, Ksiąg Rozchodów oraz Przychodów. Przygotowuje ono także raporty ZUS-u. 

Charakterystyka biura rachunkowego

Biuro rachunkowe jest typem działalności, które świadczy następujący rodzaj usług:

  • okresowe określenia i sprawdzanie rzeczywistego stanu pasywów i aktywów, 
  • prowadzenie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, a także zapisów zdarzeń chronologicznie i systematycznie, 
  • gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych i pozostałej dokumentacji, 
  • prowadzenie sprawozdań finansowych, 
  • wycena aktywów i pasywów. 

W jaki sposób założyć biuro rachunkowe?

Działalność biura rachunkowego można prowadzić na zasadach każdej formy. działalności oprócz spółki partnerskiej. Osoby, które decydują się na założenie biura rachunkowego najczęściej decydują się na zarejestrowanie firmy w KRS i założenie spółki prawa handlowego – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Jednym z rozwiązań jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Ten rodzaj działalności zakłada jednego właściciela, ale nazwa nie sugeruje liczby zatrudnianych pracowników. Kolejną możliwością jest spółka cywilna. Jako jedyna nie wymaga wpisu do KRS- u. Nie posiada ona także osobowości oraz zdolności prawnej. Ten typ działalności jest łatwy w rejestracji i prowadzeniu. Współpraca opiera się na umowie między wspólnikami, którzy deklarują dążenie do określonego celu. 

Warto także wspomnieć o takiej formie jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Ta forma najczęściej jest wybierana przez osoby, które planują założyć własne biuro. Spółka tego typu to jeden z rodzajów spółek handlowych kapitałowych. Aby mogła powstać potrzebny jest kapitał nie mniejszy niż 5000 zł. 

Biuro rachunkowe i kasa fiskalna 

Jeżeli biuro rachunkowe świadczy usługi związane ze sporządzaniem zeznań podatkowych to bez względu na obrót  musi posiadać kasę rejestrującą. Obowiązek ten wiąże się z tym, że sporządzanie zeznań i deklaracji w imieniu i na rzecz podatników stanowi czynność związaną z doradztwem podatkowym i podlega obowiązkowi fiskalizacji. 

Narzędzia, które pomagają przy prowadzeniu biura rachunkowego 

Jak działa biuro rachunkowe?Właściciele biura rachunkowego muszą przede wszystkim zaopatrzyć się we właściwy program do księgowości. Warto zwrócić uwagę na to, aby był on wystarczająco nowoczesny i posiadał wersję online. Znacznie ułatwi to pracę i uatrakcyjni ofertę biura. Klienci będą mogli mieć stały wgląd do danych dotyczących firmy.
Wybierając program do księgowości warto także wziąć pod uwagę inne kwestie jak np. to czy jest to program w chmurze oraz jakie jest jego funkcjonowanie i czy charakteryzuje się pewnymi innowacyjnościami. Jest to bardzo ważne. Nie bez znaczenia są także kryteria dotyczące bezpieczeństwa.
Ponadto warto zaznaczyć, że właściciele biura rachunkowego ma obowiązek założenia odrębnego konta firmowego, który umożliwi przeprowadzanie wszelkich operacji finansowych. Do tego celu można także używać prywatnego rachunku, jednak musi pamiętać, że konto ma mieć jednego właściciela. 

Dokonywanie i przyjmowanie wszelkich płatności związanych z działalnością gospodarczą ma zostać przeprowadzone za pomocą rachunku bankowego przedsiębiorcy, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz gdy, jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł. 

Warunki lokalowe związane z biurem rachunkowym 

Znalezienie odpowiedniego lokalu na biuro rachunkowe to niezwykle ważna kwestia. Siedziba biura może się znajdować w prywatnym mieszkaniu, co sprawdza się w przypadku małej działalności. W przypadku podjęcia decyzji o wynajmie lokalu, przedsiębiorca musi posiadać umowę najmu, a także zaświadczenie o zgodzie najemcy. Siedziba biura rachunkowego może się znajdować w lokalu użyczonym. Właściciel biura musi posiadać tytuł prawny umożliwiający mu władanie lokalem. Dokument ten należy przekazać podczas kontroli lub, gdy zażąda tego instytucja rejestrująca. Zadbanie o wszelkie szczegóły i formalności jest niezwykle istotne.